De desktop van je zoon staat op de overloop.
Zijn bureaustoel verspert de toegang tot de wc.
De vloer is bezaaid met spuitbussen.
“Eh, wat is hier precies de bedoeling van?” vraag je voorzichtig.
Góeie vraag.
Die zou je vaker kunnen stellen. Bijvoorbeeld bij vergaderingen.
Hoezo?
Komt deze situatie je bekend voor? Je hebt een fijne vergadering gehad. Er stonden belangrijke onderwerpen op de agenda. De discussie was boeiend. Iedereen deed ook mee, de sfeer zat er goed in.
Maar wat is er nu eigenlijk besloten? Dat is even langs je heen gegaan. Je leest het straks wel in de notulen. Of niet? Is er wel iets besloten?
Waarom is dat vaak onduidelijk?
Omdat je niet wist wat er van je verwacht werd. Dus je sprak wel over het onderwerp, maar je wist niet met welk doel.
Hoe los je dat op?
Schrijf bij ieder agendapunt op met welk doel het op de agenda staat: om over te brainstormen, ter informatie, om de voortgang te bespreken, ter discussie of ter besluitvorming.
Wil je een discussie voeren of de meningen peilen? Om op een later moment een voorstel in te dienen dat kans van slagen heeft, omdat je rekening houdt met de ideeën van je collega’s? Dan schrijf je bij het agendapunt ter discussie.
Wil je je collega’s informeren over de voortgang van je project? Schrijf dan bij het agendapunt ter informatie. Besloten wordt dan of de vergadering voorlopig voldoende geïnformeerd is en of iemand om aanvullende informatie vraagt. Maar misschien moet het projectplan aangepast worden, om verdere vertraging te voorkomen. Doe daar dan een voorstel voor en leg dat besluit voor aan de vergadering.
Je formuleert dus ook bij ieder agendapunt om welk besluit je vraagt. Want ook als een onderwerp ter discussie op de agenda staat, neem je een besluit: is het onderwerp voldoende besproken? Heeft de discussie nieuwe vragen opgeroepen? Is de tijd rijp om besluitvorming voor te bereiden?
En als er echt iets te besluiten valt?
Schrijf dan bij het agendapunt ter besluitvorming. Formuleer vooraf wat precies besloten wordt. Bijvoorbeeld: de directie besluit het Jaarverslag 2018 vast te stellen, met inachtneming van de volgende wijzigingen: [en die kunnen dan tijdens de vergadering worden ingevuld]. Of: de vergadering besluit ICT-systeem x aan te schaffen tegen de beschreven condities. Met verwijzing naar het stuk waarin staat beschreven hoe dat in z’n werk gaat. Je geeft als indiener dus glashelder aan waarom je het onderwerp of voorstel op de agenda wil hebben. Het gaat erom dat de deelnemers weten wat je van ze verwacht. Vraag je dus bij het opstellen van de agenda af: wat is hier precies de bedoeling van?
Want een duidelijk doel geeft een duidelijk resultaat. En een zinvolle vergadering dus. Je zult zien dat de actielijst er ook beter van wordt. En de notulist zal je dankbaar zijn.
En hoe organiseren we dat?
Door een ballotage voor agendapunten in te voeren. Voordat het voorstel op de agenda komt, loodst de indiener het langs het kritische oog van de secretaris. Is niet helemaal duidelijk wat de bedoeling is? Dan: terug naar de kleedkamer.