Als het om de liefde gaat, zijn mijn opa en oma m’n grote voorbeeld. Hij was haar allerbeste vriend. ‘Met álles kon ik bij hem terecht,’ vertelde ze.
Zo zat ze ooit in zak en as. ‘Johan,’ had ze toen gezegd, ‘ik heb een heel erg groot probleem. Ik wou dat het niet zo was, maar –
Ik ben verliefd geworden op een ander.’
Mijn opa maakte er geen toestand van.
Hij werd niet boos. Niet jaloers. Niet bang.
Hij bleef heel rustig en zei: ‘Geeft niet, lieverd, gaat wel weer over.’
‘En hij had gelijk,’ lachte m’n oma toen ze ons het verhaal vertelde en m’n opa over z’n kale hoofd streek.
Wat voorlopig niet meer overgaat zijn video-vergaderingen
Dus laten we dat vanaf nu goed aanpakken.
En dat is eigenlijk heel simpel
Om die Zoom-vergaderingen goed te doen, hoef je in wezen maar één ding te onthouden: op beeldscherm wordt alles UITVERGROOT.
Een langdradig verhaal wordt nóg langdradiger.
Een rommelige vergadering wordt online totale chaos.
Een onduidelijk verhaal is online al helemaal niet meer te volgen.
En ja, het geldt ook voor de spinazie tussen je tanden. De kleinste afwijking zorgt voor de grootste afleiding:
Dus, alles wat je al deed voor een effectieve vergadering, moet je online nóg beter doen:
Maak duidelijk wat je van de deelnemers verwacht.
Zorg dat iedereen zich kan voorbereiden.
Kies gepaste kleding.
Hou regie.
Er is één ding dat online heel anders werkt
En dat is
1. Contact maken
Dat doe je online juist door voor je gevoel géén contact te maken.
We hebben van onze moeders geleerd mensen aan te kijken als we met ze praten. Maar als je op het scherm naar de mensen kijkt, lijkt het voor hen juist alsof je hun blik ontwijkt.
Dit is de truc: kijk in het zwarte gat van je webcam. Echt ín dat zwarte gat kijken. Dat is hartstikke moeilijk en het voelt raar. Je ziet namelijk niet hoe mensen op je reageren. Doe als de presentator in een televisiestudio met publiek. Je kijkt niet naar het publiek, maar in de camera. Of doe een ‘wiegeltje’.
Dit is het verschil:
Ik kijk naar deelnemers op het scherm. Resultaat: ontwijkende blik.
Ik kijk in het zwarte gat van de camera. Ik heb geen idee hoe de deelnemers reageren, ‘k zie niemand terwijl ik praat. En toch maak ik beter oogcontact met de deelnemers. Het blijft moeilijk om het consequent te doen –
Tip: plak een sticker vlak naast de webcam. Of een foto van je geliefde. Of sleep het beeld van je gesprekspartner zo dicht mogelijk naar de webcam.
2. Webcam op ooghoogte!
Je wil iedereen recht in de ogen kunnen kijken, nietwaar?
Zet de webcam daarom op ooghoogte, terwijl je rechtop zit. Of staat, nog beter.
Staat de camera te laag, kom je neerbuigend over. Staat ie te hoog, krijg je juist een onderdanige houding. We hebben inmiddels genoeg in de neusgaten gekeken van collega’s die boven hun tablet hangen. Test voorafgaand aan de vergadering of je goed in beeld bent.
3. Licht op je gezicht
Zorg dat je gezicht goed is belicht met licht van voren. Dus niet met je rug naar het raam gaan zitten, dan is alleen je silhouet te zien. En ook niet belichten vanaf de zijkant, dat is leuk voor een Halloween-filmpje. Belicht je gezicht van voren.
4. Weinig afleiding
Zorg voor een rustige achtergrond en voor kleding zonder drukke patronen. Wees terughoudend met opvallende sieraden, strikken in je haar of drukke stropdassen. En vergeet niet de spinazie tussen je tanden weg te halen.
5. Kleed je net zo professioneel als anders
Doe net zoveel moeite voor je kleding en je uiterlijke verzorging, ook als je thuis online vergadert. Sterker: doe méér moeite. Want, op beeld wordt alles uitvergroot. Je hoodie is voor als je met je voetbalvrienden facetimet. Draag je op kantoor altijd een overhemd? Extra netjes strijken nu.
6. Wees nóg korter en nóg duidelijker
Het was altijd al moeilijk genoeg om de aandacht vast te houden. Maar zodra het online saai dreigt te worden, is de rest al vertrokken naar Instagram. Kort je online vergaderingen met de helft in. En maak je boodschap compact. Niet kletsen. Niet uitwijden: maar direct naar de kern.
7. De vergaderorde moet superstrak geregeld zijn
Het wordt al gauw rommelig. Spreek daarom een duidelijke vergaderorde af: agenda, spreektijden en de volgorde waarin je mensen aan het woord laat komen. Spreek af hoe deelnemers aan de voorzitter laten weten als ze op iemand willen reageren. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld het hand-symbool in Teams. De voorzitter en de discipline van de deelnemers maken het mogelijk.
8. À propos discipline…
Te laat komen.
Je telefoon aan laten staan.
Vergeten de microfoon op ‘mute’ te zetten.
Huisgenoten die komen vragen of je nog iets uit de supermarkt wil hebben.
Dat deden we in het begin van de eerste lockdown. Dat kan nu echt niet meer: elke storing is online nog storender. Je bent aan het werk.
Maar het mag toch ook best gezellig zijn?
Ja, tuurlijk. ’t Klinkt allemaal wel streng, he?
Spreek af en toe gewoon voor de gezelligheid af. En gooi dat bovenstaande gedoe over boord. Even gezellig ieder bij z’n eigen koffieapparaat uit de plooi.
Om overtuigend online te vergaderen moet je dus toch twee dingen onthouden:
- Op beeld wordt alles uitvergroot. Alles wat je al deed doe je nu nóg strakker, beter, professioneler.
- Mensen aankijken doe je online juist door mensen níet aan te kijken.
En zodra de camera uit is, kun je weer lekker in je hoodie in je eigen werk opgaan.
Oh ja, je zou het bijna vergeten. Overleg je met z’n tweeën? Ouderwets telefoneren kan ook altijd nog.